办公室5s管理_精益管理大师_3A精益管理顾问

  一、办公室5s管理的目的及定义:

  办公室5s管理的目的:

  为营造干净整洁的办公场所,提高工作效率,塑造良好的服务形象,特制定本制度。

  办公室5s管理的定义:

    整理(SEIRI):工作现场,区别要与不要的东西,只保留有用的东西,撤除不需要的东西,目的是把“空间”腾出来活用;

  整顿(SEITON):把要用的东西,按规定位置摆放整齐,并做好标识进行管理,目的是不浪费时间找东西;

  清扫(SEISO):将不要的东西清除掉,保持工作现场无垃圾,无污秽状态,目的是消除“脏污”,保持职场干净、明亮;

  清洁(SEIKETSU):将前3S实施的做法做到制度化、规范化,维?#21046;?#25104;果,目的是通过制度化来维持成果;

  修养(SHITSUKDE):培养文明礼貌习惯,自觉遵守各项规章制度,养成良好的工作习惯,目的是提升“人的品质”,成为对任何工作都讲究认真的人。

  二、办公室5s管理——桌面位置摆放规范

  1、办公文件、?#26412;?#19981;能散乱放置于办公桌上,应分类放进文件夹、文件盒中。

  2、经常使用的文件夹、文件盒不能在办公桌?#29616;?#21472;堆积,应进行分类编号整齐存放在文件框中。

  3、不经常使用的文件夹、文件盒应进行分类编号整齐存放在文件柜中。

  4、从文件/工具柜中取用的资料用完后及时返还至文件/工具柜。

  5、正在使用的文件资料分为待处理、未处理、已处理三类整齐放于办公桌面,做到需要的文件资料能快速?#19994;健?#19979;班后统一归类,需要继续处理的存放于办公桌第二层抽屉。

  6、工程人?#20445;?#20351;用频率高的的日常工具放置于随身携带的工具包或整齐的挂在墙上,较常用的工程工具存放于工具柜的外层,使用频率较低的工程工具放置于工具柜的内层。

  7、文件/工具框中的所?#24418;?#20214;/工具应摆放整齐有序,不得出现报纸、杂志等与工作无关文件。

  8、办公用品如笔、尺、橡皮、订书器、起钉器、剪刀、笔筒等,应放在办公桌右上角或放于第一层抽屉,不能散乱于办公桌上,取用后放回原位。

  9、办公桌面可放置电脑、正在使用的资料,文件筐、台历、电话、茶杯等办公必备用品,要求摆放整齐,衣服、手套、包?#20154;?#20154;物品不能放置于办公桌面。

  10、电脑、电话线应捋?#24120;?#19981;?#35980;?#32469;。

  11、办公电脑桌面整洁,所?#24418;?#20214;有清晰的目录。

  三、办公室5s管理——办公桌抽屉整理规范

  第一层:存放个人及客户名片、笔、眼镜等小物品,应摆放整齐。

  第二层:存放正在使用的文件资料及需要保密的资料资料。

  第三层:私人物品。

  四、办公室5S管理——制度检查表

姓名

 

部门

 

职位

 

5S内容

工作内容及标准

自查频率

 考评合格1分,  不合格0分

整理

=

扔掉废弃物

将不再使用的文件资料或破旧书籍、过期报纸杂志等按要求废弃。

1次/日

 

将不经常使用的文件资料进行分类编号整齐存放于文件柜中。

1次/日

 

从文件柜中取用的资料用完后及时返还至文件柜

1次/日

 

文件标识按公司标准制作、编号

1次/日

 

将经常使用的文件资料进行分类整理,整齐放于办公桌抽屉或长柜中。

1次/日

 

将正在使用的文件资料分为待处理、正处理、已处理三类,整齐放于办公桌面上,做到需要的文件资料能快速?#19994;健?/p>

1次/日

 

个人用品放于办公桌第三个抽屉中。

1次/日

 

工程工具存放有序。

1次/日

 

 

整顿

=

摆放整齐

办公桌面可放置办公设施、台历、文件夹、正在使用的文件、?#26412;蕁?#30005;话、茶杯?#20219;?#21697;,要求放置整齐有序。

2次/日

 

笔、墨、橡皮、尺子、笔筒等办公用具整齐放于桌面右侧或抽屉中。

随时

 

办公桌面、办公桌抽屉内物品应整齐有序、分类放置,没有作废或与工作无关的物品

1次/日

 

办公室桌上,电话线、电脑线不凌乱。

定期自查

 

柜内、框内各种资料、?#26412;?#20998;类整齐存放,并根据资料内容统一标识。

1次/日

 

清扫

=

打扫干净

离开座位时椅子推回。

随时

 

文件柜、文件筐表面要保持洁净、无?#39029;尽?#26080;污迹,

1次/日

 

办公桌面、挡板内外、推柜内外应保持洁净、无?#39029;尽?#26080;污迹。

1次/日

 

清洁

=

保持整 洁,持之以恒

?#20064;?#26102;间随时保持。

随时

 

自我检查,对发现的不符合项随时整改。

随时

 

下班前整理好当天的资料、文件、?#26412;藎?#20998;类归档。

1次/日

 

下班后整理办公桌上的物品,放置整齐;整理好个人物品,定置存放。

1次/日

 

素养

=

人员保持良好精神面貌

?#20064;?#26102;间仪容整齐大方,制服整洁。

1次/日

 

言谈举止文明有礼,对人热情大方,不大声喧哗。

随时

 

工作时精神饱满,乐于助人。

随时

 

工作安排科学有序,时间观念强。

随时

 

   五、办公室5s管理——办公区工作纪律规定

  第一条 各部门电?#26434;?#19987;人管理使用。操作时必须按照电脑规程进行,不得更改网络设置,不得私自安装使用各种软件,不得私自拆卸电脑,不得访问非法和不健?#20302;?#31449;。

  第二条 公司电话为方便与外界沟通、处理公务专用,打业务电话要精简,尽量缩短通话时间,音量要低,尽量不要影响其他同事的工作,严禁?#31859;?#29992;公司打私人电话。 

  第三条 为保证设备正常运转,维持办公区域工作秩序,未经允许不得?#31859;?#25913;动或移动电源、机柜、终端、服务器等,不得私自调换窗口,不得随意改变各项办公设施的摆放布局。

  第四条 人为造成办公设施损坏的,责任人或单位按原价赔偿。

  第五条 员工在?#20064;?#26102;间要集中精力完成本职工作,严禁做与工作无关的事:如?#20064;?#26102;间接待亲朋好友、与业务无关的客人;?#20174;?#24037;作无关的书籍和报纸;上网玩游戏、聊天;闲谈;睡觉?#21462;?#19979;班后除确实须完成工作,如无其他加班任务,员工同样不应逗留公司做与工作无关事情。

  第六条 节约使用纸张,对内存档或传阅的文件应充分利用纸张;

  第七条 员工参加会议或集体活动?#20445;?#24517;须遵守纪律做到不迟到、不早退。

  第八条 员工外出须报部门经理批准,并写明外出时间、地点。

  第九条 员工携带公司的物品离开公司,必须经部门经理同意并遵照公司物品放行管理规定。

  第十条 饮水机放置于办公区域内,供员工和客人使用。饮水杯只供给客人使用,本公司员工应自?#26438;?#26479;。

  第十一条 为节约用电,办公区内照明设施、空调等用电设备在非工作时间内要及时关闭。

  第十二条 办公区内禁止吸烟。

  六、办公室5s管理——办公区域环境卫生管理

  办公区作为公司日常办公及业务开展的场所,每位员工都应自觉维护办公区环境卫生。

  第一条 办公区卫生实行管理负责制,各负其责,奖优罚劣。

  第二条 公司员工必须养成良好的卫生习惯,做到不随地吐痰,不乱丢纸?#36857;?#19981;?#19994;?#33590;?#23545;?#24037;作资料、用品摆放整齐,保持室内外的清洁卫生。

  第三条 各部门办公场所必须保持办公区域整洁卫生,桌上物品摆放得体,整齐有序,下班前桌椅摆放整齐,柜台上遗留物品全部清理,做到四净(窗净、桌净、地面净、墙面净),四无(无?#39029;尽?#26080;烟蒂、无四害、无痰迹)。具体要求如下:

  1、小心避免茶水、饮料、食物等污?#38236;?#38754;,垃圾、茶水等废弃物必须放置于规定的分类垃圾桶内,不得任意?#19994;埂?#20081;堆积;

  2、文件柜里的资料要排放整齐,逾期或废弃文件要定期处理或销毁,避免多余物品占用文件柜的使用空间;

  3、各部门有责任保持部门公告栏(白板)整洁,不得乱涂?#19968;?#36890;知通告应?#31243;?#25670;正,超过一周以上的应取下存档;

  4、每位员工应注意保持个人办公区域整洁。每天下班后将个人的办公椅、办公用品、文件放置适合的位置。

  第四条 全体员工都有权利和义务对违反本制度、不讲卫生的行进行?#30333;?#21644;制止。

  第五条 公司安排值日生每天下午下班后打扫卫生。范围包括地面、橱柜、接待室?#21462;?/p>

  七、办公室5s管理——办公室安全管理

  第一条 办公室内不准存放资金、存款单、有价证券及其他贵重细软物品。

  第二条 财务室及其他保存有贵重、机要物品的房间,必须采取完善的安全防范措施,财务室无人时要出入锁门。

  第三条 办公室内要时?#22871;?#24847;用电的安全,不私自使用大容量电器,要经常检查线路安全,要有控制电源、火种的安全具体措施。

  第四条 每天?#24418;?#20241;息时间值班人员要确保在办公室,下班后最后离开办公室的人?#20445;?#24517;须确保检查好门窗、电源、电脑?#21462;?/p>

  第五条 会议室、办公室、橱柜等钥匙行政人员要?#21672;?#20445;管,在无人时要确保关门。

  第六条 落实办公室安全责任制。室内发?#36136;?#31363;案件或火灾事?#23460;?#26597;明原因,明确责任,并按情节轻重给予责任人相应处理,情节?#29616;?#32773;,交由公安司法机关处理。

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