辦公室5s管理_精益管理大師_3A精益管理顧問

  一、辦公室5s管理的目的及定義:

  辦公室5s管理的目的:

  為營造干凈整潔的辦公場所,提高工作效率,塑造良好的服務形象,特制定本制度。

  辦公室5s管理的定義:

    整理(SEIRI):工作現場,區別要與不要的東西,只保留有用的東西,撤除不需要的東西,目的是把“空間”騰出來活用;

  整頓(SEITON):把要用的東西,按規定位置擺放整齊,并做好標識進行管理,目的是不浪費時間找東西;

  清掃(SEISO):將不要的東西清除掉,保持工作現場無垃圾,無污穢狀態,目的是消除“臟污”,保持職場干凈、明亮;

  清潔(SEIKETSU):將前3S實施的做法做到制度化、規范化,維持其成果,目的是通過制度化來維持成果;

  修養(SHITSUKDE):培養文明禮貌習慣,自覺遵守各項規章制度,養成良好的工作習慣,目的是提升“人的品質”,成為對任何工作都講究認真的人。

  二、辦公室5s管理——桌面位置擺放規范

  1、辦公文件、票據不能散亂放置于辦公桌上,應分類放進文件夾、文件盒中。

  2、經常使用的文件夾、文件盒不能在辦公桌上重疊堆積,應進行分類編號整齊存放在文件框中。

  3、不經常使用的文件夾、文件盒應進行分類編號整齊存放在文件柜中。

  4、從文件/工具柜中取用的資料用完后及時返還至文件/工具柜。

  5、正在使用的文件資料分為待處理、未處理、已處理三類整齊放于辦公桌面,做到需要的文件資料能快速找到。下班后統一歸類,需要繼續處理的存放于辦公桌第二層抽屜。

  6、工程人員,使用頻率高的的日常工具放置于隨身攜帶的工具包或整齊的掛在墻上,較常用的工程工具存放于工具柜的外層,使用頻率較低的工程工具放置于工具柜的內層。

  7、文件/工具框中的所有文件/工具應擺放整齊有序,不得出現報紙、雜志等與工作無關文件。

  8、辦公用品如筆、尺、橡皮、訂書器、起釘器、剪刀、筆筒等,應放在辦公桌右上角或放于第一層抽屜,不能散亂于辦公桌上,取用后放回原位。

  9、辦公桌面可放置電腦、正在使用的資料,文件筐、臺歷、電話、茶杯等辦公必備用品,要求擺放整齊,衣服、手套、包等私人物品不能放置于辦公桌面。

  10、電腦、電話線應捋順,不得纏繞。

  11、辦公電腦桌面整潔,所有文件有清晰的目錄。

  三、辦公室5s管理——辦公桌抽屜整理規范

  第一層:存放個人及客戶名片、筆、眼鏡等小物品,應擺放整齊。

  第二層:存放正在使用的文件資料及需要保密的資料資料。

  第三層:私人物品。

  四、辦公室5S管理——制度檢查表

姓名

 

部門

 

職位

 

5S內容

工作內容及標準

自查頻率

 考評合格1分,  不合格0分

整理

=

扔掉廢棄物

將不再使用的文件資料或破舊書籍、過期報紙雜志等按要求廢棄。

1次/日

 

將不經常使用的文件資料進行分類編號整齊存放于文件柜中。

1次/日

 

從文件柜中取用的資料用完后及時返還至文件柜

1次/日

 

文件標識按公司標準制作、編號

1次/日

 

將經常使用的文件資料進行分類整理,整齊放于辦公桌抽屜或長柜中。

1次/日

 

將正在使用的文件資料分為待處理、正處理、已處理三類,整齊放于辦公桌面上,做到需要的文件資料能快速找到。

1次/日

 

個人用品放于辦公桌第三個抽屜中。

1次/日

 

工程工具存放有序。

1次/日

 

 

整頓

=

擺放整齊

辦公桌面可放置辦公設施、臺歷、文件夾、正在使用的文件、票據、電話、茶杯等物品,要求放置整齊有序。

2次/日

 

筆、墨、橡皮、尺子、筆筒等辦公用具整齊放于桌面右側或抽屜中。

隨時

 

辦公桌面、辦公桌抽屜內物品應整齊有序、分類放置,沒有作廢或與工作無關的物品

1次/日

 

辦公室桌上,電話線、電腦線不凌亂。

定期自查

 

柜內、框內各種資料、票據分類整齊存放,并根據資料內容統一標識。

1次/日

 

清掃

=

打掃干凈

離開座位時椅子推回。

隨時

 

文件柜、文件筐表面要保持潔凈、無灰塵、無污跡,

1次/日

 

辦公桌面、擋板內外、推柜內外應保持潔凈、無灰塵、無污跡。

1次/日

 

清潔

=

保持整 潔,持之以恒

上班時間隨時保持。

隨時

 

自我檢查,對發現的不符合項隨時整改。

隨時

 

下班前整理好當天的資料、文件、票據,分類歸檔。

1次/日

 

下班后整理辦公桌上的物品,放置整齊;整理好個人物品,定置存放。

1次/日

 

素養

=

人員保持良好精神面貌

上班時間儀容整齊大方,制服整潔。

1次/日

 

言談舉止文明有禮,對人熱情大方,不大聲喧嘩。

隨時

 

工作時精神飽滿,樂于助人。

隨時

 

工作安排科學有序,時間觀念強。

隨時

 

   五、辦公室5s管理——辦公區工作紀律規定

  第一條 各部門電腦由專人管理使用。操作時必須按照電腦規程進行,不得更改網絡設置,不得私自安裝使用各種軟件,不得私自拆卸電腦,不得訪問非法和不健康網站。

  第二條 公司電話為方便與外界溝通、處理公務專用,打業務電話要精簡,盡量縮短通話時間,音量要低,盡量不要影響其他同事的工作,嚴禁擅自用公司打私人電話。 

  第三條 為保證設備正常運轉,維持辦公區域工作秩序,未經允許不得擅自改動或移動電源、機柜、終端、服務器等,不得私自調換窗口,不得隨意改變各項辦公設施的擺放布局。

  第四條 人為造成辦公設施損壞的,責任人或單位按原價賠償。

  第五條 員工在上班時間要集中精力完成本職工作,嚴禁做與工作無關的事:如上班時間接待親朋好友、與業務無關的客人;看與工作無關的書籍和報紙;上網玩游戲、聊天;閑談;睡覺等。下班后除確實須完成工作,如無其他加班任務,員工同樣不應逗留公司做與工作無關事情。

  第六條 節約使用紙張,對內存檔或傳閱的文件應充分利用紙張;

  第七條 員工參加會議或集體活動時,必須遵守紀律做到不遲到、不早退。

  第八條 員工外出須報部門經理批準,并寫明外出時間、地點。

  第九條 員工攜帶公司的物品離開公司,必須經部門經理同意并遵照公司物品放行管理規定。

  第十條 飲水機放置于辦公區域內,供員工和客人使用。飲水杯只供給客人使用,本公司員工應自備水杯。

  第十一條 為節約用電,辦公區內照明設施、空調等用電設備在非工作時間內要及時關閉。

  第十二條 辦公區內禁止吸煙。

  六、辦公室5s管理——辦公區域環境衛生管理

  辦公區作為公司日常辦公及業務開展的場所,每位員工都應自覺維護辦公區環境衛生。

  第一條 辦公區衛生實行管理負責制,各負其責,獎優罰劣。

  第二條 公司員工必須養成良好的衛生習慣,做到不隨地吐痰,不亂丟紙屑,不亂倒茶葉渣,工作資料、用品擺放整齊,保持室內外的清潔衛生。

  第三條 各部門辦公場所必須保持辦公區域整潔衛生,桌上物品擺放得體,整齊有序,下班前桌椅擺放整齊,柜臺上遺留物品全部清理,做到四凈(窗凈、桌凈、地面凈、墻面凈),四無(無灰塵、無煙蒂、無四害、無痰跡)。具體要求如下:

  1、小心避免茶水、飲料、食物等污染地面,垃圾、茶水等廢棄物必須放置于規定的分類垃圾桶內,不得任意亂倒、亂堆積;

  2、文件柜里的資料要排放整齊,逾期或廢棄文件要定期處理或銷毀,避免多余物品占用文件柜的使用空間;

  3、各部門有責任保持部門公告欄(白板)整潔,不得亂涂亂畫,通知通告應粘貼擺正,超過一周以上的應取下存檔;

  4、每位員工應注意保持個人辦公區域整潔。每天下班后將個人的辦公椅、辦公用品、文件放置適合的位置。

  第四條 全體員工都有權利和義務對違反本制度、不講衛生的行進行勸阻和制止。

  第五條 公司安排值日生每天下午下班后打掃衛生。范圍包括地面、櫥柜、接待室等。

  七、辦公室5s管理——辦公室安全管理

  第一條 辦公室內不準存放資金、存款單、有價證券及其他貴重細軟物品。

  第二條 財務室及其他保存有貴重、機要物品的房間,必須采取完善的安全防范措施,財務室無人時要出入鎖門。

  第三條 辦公室內要時刻注意用電的安全,不私自使用大容量電器,要經常檢查線路安全,要有控制電源、火種的安全具體措施。

  第四條 每天中午休息時間值班人員要確保在辦公室,下班后最后離開辦公室的人員,必須確保檢查好門窗、電源、電腦等。

  第五條 會議室、辦公室、櫥柜等鑰匙行政人員要妥善保管,在無人時要確保關門。

  第六條 落實辦公室安全責任制。室內發現失竊案件或火災事故要查明原因,明確責任,并按情節輕重給予責任人相應處理,情節嚴重者,交由公安司法機關處理。

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